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国外大型会议策划流程

编辑:方案网发布时间:2017-04-01 07:48:41浏览量: 手机版

国外大型会议策划流程
  会议、研讨会和培训日等其他会议需要更多的时间和精力才能顺利实现。对于这样的会议,重要的是要制定一个计划。根据有多少人出席会议,会议是多么重要,您可能需要提前几个月开始规划。

  会议规划第一阶段:

  设立一个项目组组织会议。确定角色和责任,工作方式和联系方式。

  制定目标和目标。

  准备项目规格。

  决定包括设备,场地,交通,餐饮,活动,宾馆,娱乐,讲义等在内的预算...

  同意时间表,里程碑和期限以及每个会员的时间承诺。

  会议规划第二阶段:

  准备详细的甘特图,显示序列,时间表和任务。

  准备一个场地清单,该场地需要为这次会议提供什么。

  研究场所,检查可用性,要求报价,准备一份候选名单。

  同意会议日期,记得检查场地,主要演讲者等的可用性...

  准备会议议程

  准备视觉材料,出门,演示等...

  准备会议通信材料,选择沟通方式,即:通过电子邮件发送给员工,电话或亲自到主要客户等。

  会议规划第三阶段:

  确认会场和预订。

  确认出席并发送位置/旅行详情。

  完成交通安排。

  完成餐饮和住宿。

  完成娱乐和社交活动。

  检查视听和电脑设备。

  会议规划第四阶段:

  尽早到达会议场所,以确保一切顺利。

  检查会议室是干净的,安排座位,空调/暖气设置在舒适的温度,良好的照明。

  检查所有设备和供电点,并立即向场地维护人员报告任何故障。在会议期间如果设备发生问题,请查看谁要谈谈。

  仔细检查您的餐饮,住宿和娱乐要求是否已知,并将得到满足。如果有什么不正确的话,或者在会议期间需要额外的东西,找出谁要谈话。

  确保在入口处有人在场,迎接与会者到达并让他们定居。

  根据会议的性质,您可能还希望有一个会后计划,涉及收集参加者的反馈,安排后续会议等...

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